Szafy na dokumenty to strażnicy porządku i bezpieczeństwa danych. W tym artykule przybliżamy wytyczne dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej. Podpowiadamy też, w jakich miejscach są niezastąpione.
Szafa na akta osobowe a ochrona danych pracowników
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem okres ten wynosi aż 50 lat!
Przechowywanie akt z poufnymi informacjami wymaga odpowiedniej ochrony. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji. Dokumenty mają być przede wszystkim chronione przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych.
Firmy przechowują dokumenty pracownicze w formie papierowej lub elektronicznej. Wciąż wiele firm wybiera tradycyjną formę. Przechowują ważne dokumenty, takie jak akta osobowe, umowy i oświadczenia w formie fizycznej.
Szafy na dokumenty zapewniają ochronę przed dostępem nieupoważnionych osób. Solidna konstrukcja szafy jest też odporna na wilgoć i uszkodzenia mechaniczne. Dzięki temu ważne akta są bezpieczne. Taki sposób przechowywania ułatwia też zarządzanie dokumentacją i pozwala utrzymać porządek.
Szafy zamykane na klucz skutecznie zabezpieczają dane. Metalowa konstrukcja chroni dokumenty przed zniszczeniem. Profesjonalne szafy mają odpowiednie atesty i certyfikaty. Takie jak Atest PZH czy certyfikat ISO 9001. Dzięki temu mamy gwarancję, że są bezpieczne w użytkowaniu i spełniają normy jakości.
Profesjonalne szafy proponują między innymi producenci mebli biurowych: https://wyposazamysklepy.pl/szafy-metalowe
Szafa biurowa metalowa – nie tylko do biura
Szafy metalowe są niezastąpione wszędzie tam, gdzie liczy się porządek i ochrona informacji.
Przykłady miejsc, gdzie szafy biurowe są szczególnie przydatne:
– firmy – dokumentacja kadrowa, księgi finansowe, regulaminy, umowy,
– szkoły – dokumentacja finansowa, kadrowa, kartoteki dotyczące nauczania, regulaminy, dokumenty uczniów.
– placówki medyczne – dokumentacja medyczna pacjentów, regulaminy, kartoteki
– instytucje finansowe – dokumenty księgowe, umowy, wyciągi bankowe,
– instytucje państwowe i samorządowe – informacje publiczne, zbiory archiwalne (dokumenty ze zlikwidowanych zakładów pracy, spisy ludności, akta wymagające specjalnej ochrony), akta urzędowe
Podsumowanie
Szafy są niezastąpione w wyposażeniu biura: w przedsiębiorstwach, archiwach czy urzędach. Zapewniają bezpieczeństwo, porządek i długotrwałą ochronę ważnych akt. Pozwalają przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami.
Polecamy też artykuły o szafkach pracowniczych:
https://wyposazeniedlasklepow.pl/meble-na-zamowienie/meble-biurowe/szafki-pracownicze-bhp/
https://stojaki-sklepowe.pl/sklepy-odziezowe/jak-dbac-o-loftowe-meble-z-drewna/